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Outlook E-Mail-Alarme ausschalten – und für Ihre Chefin wieder an

Porträtfoto von Office-365-Experte Holger Wöltje – im Anzug, mit Brille und Bart.

Holger Wöltje

Experte für produktives digitales Arbeiten

Deaktivieren Sie Outlook-E-Mail-Alarme, um ungestört zu arbeiten. Aktivieren Sie Benachrichtigungen nur bei Bedarf wieder für wichtige Absender wie Ihre Chefin.

Inhaltsverzeichnis (klicken zum Öffnen):

So schalten Sie in Outlook die E-Mail-Alarme aus, um ungestört zu arbeiten. Bei Bedarf können Sie für bestimmte wichtige E-Mails, zum Beispiel von Ihrer Chefin, die Benachrichtigung für neue Mails wieder aktivieren. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Video – und darunter als Klick-für-Klick-Anleitung zum Deaktivieren der „neue Mail“-Alarme (als Text).

Video: Outlook E-Mail-Alarme ausschalten
(und selektiv wieder an)

Vorteile der gezielten Alarmnutzung

Wenn Sie die Alarme ausschalten, arbeiten Sie produktiver:

  • Fokussiertes Arbeiten: Sie werden nicht ständig durch E-Mails unterbrochen, die warten können oder unwichtig sind.
  • Priorisierung: Sie übersehen keine wichtigen E-Mails, da Sie gezielte Benachrichtigungen setzen (die Sie dann bewusster wahrnehmen, weil Outlook weniger und seltener Pop-up-Fenster anzeigt statt dreihundertmal pro Tag).
  • Zeitmanagement: Sie können E-Mails gebündelt/im Block bearbeiten, das nervt weniger und Sie sind schneller fertig.

Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, wie oft unnötige E-Mail-Benachrichtigungen Sie unterbrechen? Wenn Sie die Alarme abschalten, arbeiten Sie effizienter und haben mehr Zeit für wichtige Aufgaben. Holger Wöltje

Alarme für neue Outlook E-Mails deaktivieren (Klick für Klick)

So schalten Sie den Alarm für neue E-Mails aus:

  1. Klicken Sie auf den Befehl „Datei“ (ganz links im Outlook-Menüband).
  2. Wählen Sie dann „Optionen“ (ganz unten links)…
  3. … und in den daraufhin geöffneten Outlook-Optionen links oben „E-Mail“.
  4. Scrollen Sie runter bis zur Überschrift „Nachrichteneingang“.
  5. Entfernen Sie die Haken bei den folgenden Optionen, um alle Benachrichtigungen zu deaktivieren:
  • „Sound wiedergeben“
  • „Mauszeiger ändern“
  • „Briefumschlagsymbol anzeigen“
  • „Desktopbenachrichtigung anzeigen“

 

Alarme für neue E-Mails in den Outlook-Optionen ausschalten

Diese Einstellungen verhindern, dass Sie von unwichtigen E-Mails gestört werden. Deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen und bestätigen Sie mit OK.

Desktopbenachrichtigungen für bestimmte E-Mails wieder aktivieren

Manchmal gibt es E-Mails, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern, zum Beispiel Nachrichten von Ihrer Chefin. So aktivieren Sie Benachrichtigungen für bestimmte Absender wieder:

  1. Suchen Sie eine E-Mail des Absenders (z. B. Ihrer Chefin).
  2. Rechtsklicken Sie diese E-Mail und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl „Regeln“ > „Regel erstellen“.

Outlook übernimmt automatisch Absender und Betreff der angeklickten E-Mail und öffnet ein neues Dialogfeld „Regel erstellen“. Hier definieren Sie, für welche E-Mails die Regel ausgeführt wird:

  • „Von…“ / Absender: Wählen Sie hier die betreffende Person aus (Der Absender der von Ihnen zum Erstellen der Regel rechts angeklickten E-Mail ist bereits eingetragen, z. B. „Von Holly Wood“. Aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen – siehe Bildschirmfoto – um die Regel nur auf E-Mails von dieser Person anzuwenden).
  • „Folgendes ausführen“ (Aktion auswählen): Hier können Sie angeben, welche Benachrichtigung Sie erhalten möchten, zum Beispiel „Gewählten Sound wiedergeben“ oder „Erweiterte Optionen“, um mehr Details einzustellen und „Desktopbenachrichtigung anzeigen“ auszuwählen.

 

Outlook-Regeln für E-Mails bestimmter Absender erstellen, um trotz deaktivierter Alarme benachrichtigt zu werden

Beispiel:

Wenn Ihre Chefin wichtige E-Mails mit dem Betreff „EILT“ kennzeichnet, können Sie eine Regel erstellen, die nur für diese Mails einen Sound wiedergibt:

  1. Aktivieren Sie die Option „Betreff enthält“.
  2. Geben Sie das Wort „EILT“ ein.
  3. Wählen Sie die gewünschte Benachrichtigung aus.

Bestätigen Sie mit „OK“, um die Regel zu speichern. Ab sofort erhalten Sie nur für diese spezifischen E-Mails eine Benachrichtigung.

FAQ

Wie deaktiviere ich alle E-Mail-Benachrichtigungen in Outlook?

Wählen Sie im Menüband „Datei -> Optionen -> E-Mail“ und entfernen Sie alle Haken unter „Nachrichteneingang“ (Details siehe oben).

Kann ich Benachrichtigungen nur für bestimmte Absender aktivieren?

Ja, das ist möglich. Klicken Sie eine Mail des gewünschten Absenders mit der rechten Maustaste an und definieren Sie eine Regel über „Regeln -> Regel erstellen“ (der Absender ist schon vorausgewählt. Sie setzen die Benachrichtigung und bestätigen mit „OK“).

Was mache ich, wenn ich Ruhe brauche, aber trotzdem dringende E-Mails nicht verpassen möchte?

Nutzen Sie eine Regel, um Desktopbenachrichtigungen nur für wichtige Absender oder bestimmte Stichwörter im Betreff einzurichten. So bleiben Sie ungestört und verpassen trotzdem keine wichtigen Nachrichten.

Wie erstelle ich eine Regel für E-Mails mit bestimmten Wörtern im Betreff?

Wählen Sie bei der Regel-Erstellung „Betreff enthält“ (bzw. in den erweiterten Optionen „mit bestimmten Wörtern im Betreff“) und geben Sie das gewünschte Wort ein.

Warum sollte ich die Alarmfunktion deaktivieren?

Ständige E-Mail-Benachrichtigungen unterbrechen Ihre Arbeit und verringern Ihre Produktivität. Wenn Sie diese Benachrichtigungen ausschalten, können Sie fokussiert bleiben.

Kurz gesagt: Nutzen Sie die Benachrichtigungsfunktionen in Outlook sinnvoll und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an. So behalten Sie den Überblick über Ihre E-Mails und arbeiten effektiver, statt sich ständig ablenken zu lassen. Probieren Sie es aus und genießen Sie die Ruhe bei der Arbeit!

Holger Wöltje, der Experte für Zeitmanagement mit Outlook, OneNote, Teams und SharePoint, zeigt Ihren Mitarbeitern verständlich und einfach, wie sie sich papierlos digital organisieren, strukturiert Dateien teilen und ihre E-Mails in den Griff bekommen.

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